Vad innebär Accounts Payable?

Vad innebär Accounts Payable? Image

Accounts payable (AP) är pengar som ett företag är skyldiga sina leverantörer och för varor som inte har betalats för. Termen AP används ofta för att beskriva en funktion inom ett företag som fokuserar på att hantera betalningar för leverantörer och leverantörer. 

Specifikt är leverantörsskulder de skulder som ett företag är skyldigt sina leverantörer och partners. Dessa skulder måste betalas fullt ut inom en viss period för att undvika fallissemang. AP är en viktig siffra i företagets balansräkning och kan berätta mycket om dess hälsa och utsikterna för tillväxt. 

Exempel på accounts payable

Det finns hundratals olika typer av skulder som ett företag kan ha på sin balansräkning under kortfristiga skulder. Ofta är det kortfristiga ekonomiska åtaganden som företaget kommer att betala snabbt för att balansera sina böcker. 

Här är en handfull konton som kan betalas för att ge dig en uppfattning om varför ett företag kan vara skyldigt pengar till partners och leverantörer: 

  • Råvaror / bränsle - När ett tillverkande företag investerar i råvaror köps varorna på kredit eftersom de ännu inte har tjänat in kontanter som behövs för att köpa produktionsmaterial direkt. Detta är leverantörskonton och har normalt en kreditperiod på 30 dagar eller mer. 
  • Transport och logistik - När ett företag behöver transportera råvaror eller varor som det har producerat är det vanligt att lita på transportleverantörer som en del av ett kreditavtal med leverantörsreskontra, där företag betalar logistikkostnaderna senare. 
  • Underleverantör - När ett företag samarbetar med ett annat företag för att fylla i skillnader i arbetskraft görs detta regelbundet via leverantörsskulder. Underleverantörsarbetet kommer att ske på grundval av att företaget kommer att betala den andra för arbetet vid en viss tid i framtiden. 
  • Utrustning - Leasing av utrustning betalas vanligtvis av leverantörsskulder. När ett företag kräver en utrustning på ad hoc-basis får de tillgång till den under förutsättning att de betalar inom en viss period. 

Hur fungerar accounts payable?

Leverantörsskulder är i huvudsak en löpande summa av hur mycket pengar ett företag är skyldigt för en annans varor och tjänster. Det fungerar på samma sätt som i ett ”Jag är skyldig dig” -avtal, där ett företag går med på att utföra arbete eller tillhandahålla varor och material under förutsättning att det får betalt vid ett senare tillfälle. 

Här är en steg-för-steg guide om hur leverantörsskulderna fungerar i princip:

  • Ett företag söker varor och tjänster från ett annat för att uppnå sina mål (till exempel ett möbelföretag som köper trä från en grossistvirke). 
  • I stället för att betala kontant loggas transaktionen som leverantörskonton, vilket innebär att det skyldiga beloppet bokförs under ”kortfristiga skulder” som ska betalas vid ett senare tillfälle. 
  • Motpartsföretaget tillhandahåller varorna eller tjänsterna; de loggar transaktionen under 'kundfordringar', vilket innebär att de kommer att få medel i framtiden. 
  • För att undvika försummelse av sina åtaganden måste företaget med leverantörsskulder betala sin skuld till fullo inom den överenskomna tidsramen. 
  • För att hålla sina böcker balanserade är det viktigt att ett företag inte har betydligt fler leverantörsskulder än kundfordringar. När ett företag betalar sina skulder kallas detta att balansera böckerna. 

Är accounts payable en kredit eller debitering?

Leverantörsskulder är en kredittransaktion. Detta innebär att ett företag i huvudsak ”lånar” varor och tjänster från ett annat, enligt det arrangemanget att skulden ska betalas vid en senare tidpunkt. 

Den huvudbok där ett företag loggar sina leverantörsskulder kallas ofta ett skuldkonto. Det är här den registrerar pengarna som är skyldiga till tredjepartsleverantörer i ett avsnitt som är märkt "kortfristiga skulder". Det är ett sätt för företag att hålla reda på sina skulder och se till att leverantörsskulder balanseras med kundfordringar. 

Vad är skillnaden mellan accounts payable och accounts receivable?

Tänk på leverantörsskulder och kundfordringar som motsatser. När ett företag är skyldigt pengar listas skulden som leverantörsskulder. när det förfaller pengar går det i balansräkningen som kundfordringar. 

Anta att ett tillverkande företag köper några råvaror från en annan organisation. De listade köpet som leverantörskonton, medan leverantören listade det som kundfordringar. 

Det är viktigt att företag håller kontofördelning och kundfordringar så balanserade som möjligt. Om antalet transaktioner som listas under leverantörsskulder blir för högt kan detta indikera att ett företag kämpar för att betala sina skulder eller investerar för snabbt.

Vad är accounts payable full cycle?

Termen fullcykelkonton hänvisar till den process som krävs för att slutföra ett köp på en historisk order som listades som leverantörsskulder, AP. Även känd som en ''Procure to Pay'' eller '' P2P '', involverar processen redovisnings- och upphandlingsgruppen för ett företag som utför det nödvändiga administrativa arbetet som krävs för att slutföra ett köp - inklusive godkännande av fakturor, utfärdande av kontroller, registrering av betalningar och matchande dokument.