Hjertmans säljer båttillbehör via butiker och e-handel i både Sverige och Danmark. I takt med att butiksnätet och försäljningen växte, ökade antalet leverantörsfakturor för ekonomiavdelningen att hantera. Att manuellt skanna, kontera och matcha alla fakturor mot inköpsorder var till slut inte hållbart. Lösningen blev MediusGo integrerat med affärssystemet Pyramid för ett helt automatiserat flöde.
Fakta om Hjertmans
Fördelar med MediusGo
Sedan 1975 har Hjertmans inspirerat till ett enklare båtliv. Företaget är en del av en större koncern som de senaste åren har utvecklats från att vara en liten lokal båttillbehörskedja till att bli en storspelare i Europa. Hjertmans är idag ett blomstrande bolag med ett stort butiksnät och e-handel i både Sverige och Danmark.
Manuell hantering av leverantörsfakturor, såsom skanning och inköpsordermatchning, var extremt tidskrävande för ekonomiavdelningen. När företaget öppnade allt fler butiker och försäljning i webbshopen ökade blev situationen ohållbar.
Hur hjälpte MediusGo till?
MediusGo integrerat till affärssystemet Pyramid har effektiviserat fakturahanteringen med automatisk kontering, distribution och inköpsordermatchning. Ekonomiavdelningen har sparat tid motsvarande en halvtidstjänst och fått bättre kontroll över inköp och kostnader.
Innan MediusGo hanterade Hjertmans leverantörsfakturorna i en manuell process. Ett första steg i digitaliseringen var att implementera en skanningslösning för att läsa in fakturorna direkt till affärssystemet. Men även detta krävde mycket tid av ekonomiavdelningen i form av manuell granskning och validering av data.
När Hjertmans började leta efter en fakturahanteringslösning var fokus på funktionalitet för inköpsordermatchning. Företaget hanterar idag ca 25 000 leverantörsfakturor årligen, där majoriteten ska matchas mot en eller flera inköpsordrar i affärssystemet. De här fakturorna kan innehålla flera hundra rader där varje detalj ska matcha, såsom artikelnummer, antal, styckpris och totalt belopp. Med ett växande butiksnät och ökande fakturavolymer blev det här en omöjlig uppgift att hantera manuellt.
Valet föll på MediusGo, en lösning som rekommenderades av Hjertmans IT-partner Netropolis.
”Vi valde .Medius Go eftersom de kunde erbjuda stöd för automatisk inköpsordermatchning och för att våra IT-partner hade bra erfarenhet av att implementera MediusGo i kombination med affärssystemet Pyramid.” – Anna Sundelin, ekonomiansvarig, Hjertmans Sweden AB
Sedan MediusGo implementerades på Hjertmans har ekonomiavdelningen sparat mängder med tid. Några av de moment som effektiviserats hos Hjertmans är:
”Jag uppskattar att MediusGo ersätter en halvtidstjänst hos oss med alla de steg som nu är helt automatiserade. Det gör att vi kan stödja företagets fortsatta tillväxt utan att anställa fler resurser.” – Anna Sundelin, ekonomiansvarig, Hjertmans Sweden AB.
Automatiseringen i MediusGo innebär att en stor del av fakturorna flyter förbi i en helt ”touchless” process. Medarbetarna på ekonomiavdelningen behöver bara lägga sin tid och energi på eventuella avvikelser som systemet identifierat. Automatiseringsgraden kan dessutom löpande förbättras tack vare att MediusGo lär sig av tidigare fakturor och ger förslag på uppsättningar för ytterligare automation.
"För att lyckas med automation behöver man se över sina egna processer och fundera på hur man vill arbeta. Vid implementeringen fick vi bra hjälp av projektledaren från MediusGo för att sätta upp systemet så att det passar oss – resultatet blev fantastiskt!"
Anna Sundelin, ekonomiansvarig, Hjertmans Sweden AB
MediusGo har även hjälpt Hjertmans att få bättre kontroll och minska risken för fel. I och med att alla omkostnadsfakturor nu hanteras i ett digitalt attestflöde blir det tydligt för ansvariga inköpare om en faktura inte följer överenskomna villkor. Den automatiska inköpsordermatchningen fångar även upp om priset på fakturan avviker mot det som är registrerat i affärssystemet eller om antalet inte stämmer överens med inleveransen.
”Hela vår organisation har nu fått bättre kontroll över våra inköp. Att upptäcka fel på leverantörsfakturorna är viktigt, inte bara för att ha koll på kostnader utan för att kunna sätta rätt pris mot slutkund. Till syvende och sist påverkar det hela kedjan inklusive våra marginaler och lönsamhet.” – Anna Sundelin, ekonomiansvarig, Hjertmans Sweden AB.
Ladda ned kundcase
Vill du veta mer om MediusGo?