Ta emot e-faktura – automatiserat direkt in i ditt fakturaflöde

Att ta emot e-faktura innebär att inkommande leverantörsfakturor skickas som strukturerad, maskinläsbara data direkt in i ditt ekonomisystem – utan att någon behöver registrera informationen manuellt. 

Det är inget problem. MediusGo hanterar inkommande fakturor i alla format – e-faktura, PDF och pappersfaktura – i samma flöde och med samma möjligheter att automatisera. Du behöver inte kräva att alla leverantörer ändrar hur de fakturerar. Oavsett format hamnar fakturan rätt i processen.

MediusGo Capture läser automatiskt av fakturainformation – leverantör, belopp, fakturadatum, artikelrader – och registrerar den direkt i fakturaflödet. Systemet identifierar leverantören och använder historik från tidigare fakturor för att förbättra träffsäkerheten över tid. Fakturor som tolkas korrekt kan gå vidare i processen utan någon manuell kontroll.

Ja. MediusGo stödjer mottagning av e-fakturor via Peppol-nätverket, vilket är det rekommenderade formatet i Sverige och inom EU. Det innebär att ni kan ta emot fakturor från leverantörer som skickar via Peppol direkt in i ert fakturaflöde.

MediusGo integreras med de vanligaste affärssystemen på marknaden – bland annat Visma, Fortnox, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Pyramid och många fler. Integrationen gör att fakturadata flödar sömlöst mellan systemen utan manuell överföring. Här kan du läsa om alla våra integrationer.

Möjligheten finns – men du bestämmer omfattningen. I MediusGo väljer du själv vilka fakturor som ska automatiseras och hur långt i flödet de ska gå utan manuell hantering.

Inköpsorderfakturor kan matchas mot inköp och godsmottagning och bokföras automatiskt när allt stämmer. Omkostnadsfakturor kan på motsvarande sätt matchas mot avtalsdefinitioner och skickas direkt för bokning i ekonomisystemet. Med AI-stöd i MediusGo får du dessutom förslag på kontering och adressering baserat på historiken – och du väljer själv vilken automationsnivå du vill ha per leverantör.

Pappersfakturor som du får via fysisk post behöver digitaliseras genom skanning där en “bild” av fakturan läggs i en PDF fil som OCR-tolkas för att extrahera data.

PDF fakturor via e-post tas emot direkt i samma OCR tolk för att extrahera fakturadata, ingen skanning krävs.

E-fakturor innehåller strukturerat data i standardiserat format som kan läsas direkt av systemet, utan tolkning. I samband med detta skapas även en visualisering av E-faktura i PDF format så att den blir lika enkel att läsa som vanliga PDF-fakturor. E-faktura är snabbare, mer träffsäkert och kräver mindre korrigering. MediusGo hanterar samtliga format i samma flöde.

Sedan april 2019 är offentliga myndigheter och enheter i Sverige skyldiga att skicka e-faktura till sina leverantörer – och leverantörer som fakturerar offentlig sektor måste kunna ta emot svar och kreditnotor digitalt. Med MediusGo är ni redo att hantera e-fakturor enligt europeisk standard, inklusive Peppol BIS Billing 3.

Eftersom MediusGo Capture är inbyggd direkt i fakturaflödet krävs ingen separat lösning eller komplex integration, vilket förenklar driftsättningen. Hur snabbt ni kan komma igång beror på ert affärssystem och nuvarande fakturaprocess – kontakta oss för en uppskattning anpassad till er verksamhet.

Den största vinsten är att manuell registrering, kontroll och vidarebefordran av fakturor försvinner. Det frigör tid för ekonomiavdelningen och minskar risken för fel som uppstår vid manuell hantering. Exakt tidsbesparing varierar beroende på fakturavolym och nuvarande process.