Sedan anläggningsföretaget Arctic Infra började använda MediusGo för att hantera leverantörsfakturor har man upplevt många fördelar. Mindre tid läggs på manuellt arbete, automatiserad hantering av byggmoms och bättre kontroll på utestående fakturor för att bara nämna några.
Fakta om Arctic Infra
Fördelar med MediusGo
Vad är Arctic Infra?
Arctic Infra, ett mark- och anläggningsföretag med 60 anställda och huvudkontor i Luleå, valde att implementera fakturahanteringslösningen MediusGo på rekommendation från en branschkollega. Lösningen är integrerad med Arctic Infras affärsystem Fortnox för säker överföring av data vilket ger en snabb och smidig fakturahanteringsprocess.
Vad var utmaningen?
Manuell hantering av byggmoms gjorde fakturahanteringen för Arctic Infra tidskrävande då det innebar att räkna ut och kontera upp byggmomsen för varje faktura.
Hur hjälpte vi till?
MediusGo möjliggör automatisk kontering av byggmoms och Arctic Infra har även skapat konteringsmallar per leverantör som underlättar fakturahanteringen.
En av de främsta fördelarna Arctic Infra har upplevt är hanteringen av omvänd moms, så kallad byggmoms. Omvänd moms innebär att fakturamottagaren själv måste räkna ut och boka moms på korrekt konto då den inte är specificerad på fakturan, en standard för många leveranser i bygg- och anläggningsbranschen. MediusGo erbjuder stöd för hanteringen av byggmoms med hjälp av mallar och automatisering.
“Nu slipper jag att manuellt räkna ut och kontera upp byggmomsen för varje faktura. Eftersom jag kan skapa mallar i MediusGo som jag kopplar till aktuella leverantörer får jag automatiskt upp konteringsförslag på den omvända momsen. Jag sparar massor med tid och framför allt behöver jag inte oroa mig för att manuella beräkningar skapar fel i momsrapporteringen.”
Sofia
Redovisningsekonom, Arctic Infra.
Den automatiska konteringen av byggmoms är inte den enda funktionen som Arctic Infra använder för att effektivisera fakturahanteringen. Man har även skapat konteringsmallar per leverantör så att MediusGo automatiskt föreslår det kostnadskonto de lagt in på leverantören när fakturan anländer från scanningscentralen. Det här hjälper ekonomiavdelningen att spara tid och framför allt att få en mer enhetlig resultatrapport. Tack vare de förinställda konteringsförslagen säkerställer man att fakturorna konteras på liknande sätt även om det är olika personer som hanterar dem.
I MediusGo finns dessutom en mängd rapporter och en överskådlig dashboard som hjälper Arctic Infra att få överblick över hur många fakturor som kommit in och hur många som kvarstår att hantera inför månadsbokslutet.
”Jag använder rapporten flaskhalsar för att se vilka attestanter som har fakturor liggande i sin inbox så att jag kan påminna dem direkt och se till att allt är attesterat och klart i tid till månadsbokslutet”, säger Sofia.
Framöver har ekonomiavdelningen på Arctic Infra ambitionen att ytterligare effektivisera fakturahanteringen genom att nyttja fler möjligheter till automatisering i MediusGo.
MediusGo är designat med användaren i fokus. Hos Arctic Infra uppskattar man enkelheten och det moderna gränssnittet som gör det lätt att jobba i systemet. Tydliga menyer och bra sökfunktioner hjälper användarna att hitta rätt information direkt. Att kunna använda fritext-sök är något som Sofia uppskattar mycket:
”Sökfunktionen i MediusGo är verkligen värdefull i mitt dagliga arbete. När jag ska leta upp en faktura behöver jag inte längre veta exakt vilken leverantör den kom ifrån. Jag kan söka på ett ord, till exempel registreringsnumret på en av våra bilar, och få en bra träfflista med de fakturor där sökordet finns med i något fält. Så effektiv sökfunktion har jag inte sett i något annat fakturahanteringssystem.”
Även attestanterna ute i organisationen uppskattar hur enkelt och intuitivt MediusGo är. Ett bevis på systemets användarvänlighet fick Sofia nyligen när hon lade upp en nyanställd kollega som attestant i MediusGo.
”Jag skapade upp en ny användare och bad kollegan att testa och sedan höra av sig för en genomgång av systemet. Men jag hörde aldrig något och såg att fakturorna hade attesterats helt korrekt, så någon utbildning behövdes inte!”
Vill du veta mer om MediusGo?